Многие пользователи, которым по долгу своей работы приходится взаимодействовать с таким программным продуктом, как Microsoft Excel, часто сталкиваются с необходимостью выбора из огромного массива данных ряда значений. Чтобы упростить выполнение данной задачи в программе была создана система фильтрации.
Расширенный и обычный фильтр
В программе Excel представлен простейший фильтр. Запустить его можно, используя вкладку «Данные» — «Фильтр» или с помощью ярлыка, расположенного на панели инструментов, который похож на воронку для переливания жидкости. Данный фильтр для большинства случаев является оптимальным вариантом. Однако в случае необходимости осуществления отбора по большому количеству условий с несколькими столбцами, строками и ячейками возникает следующий вопрос: а как сделать в Excel расширенный фильтр? Данный инструмент в расширенной версии называется Advanced Filter.
Расширенный фильтр: первое использование
В программе Excel большая часть работы ведется с электронными таблицами. Таким образом в одном файле можно сохранить сведения на нескольких страницах или вкладках. Желательно создать над основной таблицей несколько строк. Верхнюю строку лучше оставить «для шапки». В именно в данные строки и будут вписываться условия расширенного фильтра в программе Excel. В дальнейшем наверняка появится необходимо менять фильтр. Если потребуется больше условий, вы всегда сможете вставить еще одну строку в нужном месте. Однако желательно, чтобы между ячейками диапазона условий и ячейками исходных данных находилась одна незадействованная строка. На примере простой таблицы рассмотрим, как можно использовать расширенный фильтр в Microsoft Excel.
| A | B | C | D | E | Заказчик | |
| 1 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | |
| 2 | Зелень | Москва | Пятерочка | |||
| 3 | ||||||
| 4 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 5 | Овощи | Свекла | Январь | Понедельник | Сыктывкар | Магнит |
| 6 | Фрукты | Груша | Февраль | Понедельник | Гомель | Магнит |
| 7 | Фрукты | Банан | Март | Понедельник | Казань | Лента |
| 8 | Фрукты | Яблоко | Апрель | Понедельник | Калининград | Пятерочка |
| 9 | Фрукты | Персик | Май | Вторник | Урюпинск | Магнит |
| 10 | Овощи | Баклажан | Июнь | Четверг | Москва | Пятерочка |
| 11 | Зелень | Петрушка | Июль | Четверг | Москва | Пятерочка |
| 12 | Зелень | Сельдерей | Август | пятница | Москва | Пятерочка |
Использование фильтра
Первая и вторая строка в представленной таблице предназначены для диапазона условий. Строки с 4 по 12 предназначены для ввода исходных данных. Для начала необходимо ввести во вторую строку соответствующие значения, от которых будет отталкиваться расширенный фильтр. Для запуска фильтра необходимо выделить ячейки исходных данных. Для этого необходимо выбрать вкладку «Данные» и нажать на кнопку «Дополнительно». В открывшемся окне будет отображен диапазон выделенных ячеек. Строка, согласно приведенному примеру, принимает значение $A$4:$F$122. Поле «Диапазон условий» соответственно заполняется значениями $A$1:$F$2. В окошке также содержится два условия: отфильтровать список на месте или скопировать полученный результат в другое место. Используя первое условие можно формировать результат прямо на том месте, которое отведено под ячейки исходного диапазона. При выборе второго условия можно сформировать результат в отдельном диапазоне. Этот диапазон необходимо прописать в поле «Поместить результат в диапазон». Пользователю необходимо выбрать удобный вариант, например, первый. Окно «Расширенный фильтр» после этого закрывается. Фильтр, основываясь на введенных данных сформирует другую таблицу.
| A | B | C | D | E | Заказчик | |
| 1 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | |
| 2 | Зелень | Москва | Пятерочка | |||
| 3 | ||||||
| 4 | Продукция | Наименование | Месяц | День недели | Город | Заказчик |
| 5 | Зелень | Петрушка | Июль | Четверг | Москва | Пятерочка |
| 6 | Зелень | Сельдерей | Август | пятница | Москва | Пятерочка |
В случае использования условия «Скопировать результат в другое место» значения строк 5 и 6 отобразятся в диапазоне, заданном пользователем. Исходный диапазон останется прежним.
Удобство применения
Описанный выше способ может быть не слишком удобен. Для усовершенствования процедуры может быть использован язык программирования VBA. С помощью него можно делать макросы, которые позволяют автоматизировать расширенный фильтр в Excel. В том случае, если пользователь знает основы языка VBA, то он сможет успешно реализовать задуманное. В случае изменения значений ячеек второй строки, которые отводятся под расширенный фильтр, диапазон условий будет изменен. В результате настройки будут сбрасываться и запускаться заново. Нужные сведения будут формироваться в необходимом диапазоне.
Создание сложных запросов
Кроме работы с точно заданными значениями, расширенный фильтр в Microsoft Excel также способен обрабатывать сложные запросы. Таковыми могут быть введенные данные, где часть знаком заменяется подстановочными символами. Ниже приведена таблица таких символов для сложных запросов.
| № | Пример запроса | Результат |
| 1 | = | Результатом будет являться выведение пустых ячеек, которые имеются в рамках заданного диапазона. Иногда использование данной команды может быть очень полезным для редактирования исходных данных. Таблицы с течением времени могут изменяться, а содержимое ячеек может быть удалено за неактуальностью или ненадобностью. Использование данной команды дает возможность выявить пустые ячейки с целью их последующего заполнения. |
| 2 | П* | Выведет все слова, которые начинаются на букву П |
| 3 | <> | Выведет все заполненные ячейки |
| 4 | *ию* | Выведет все значения, в которых имеется комбинация букв «ию» |
Стоит отметить, что знак * может значит любое число символов. При введенном значении «а*» будут выведены все значения все зависимости от числа символов после буквы «а». Знак ? подразумевает один символ.
Использование связок OR и AND
Стоит отметить, что все сведения, которые заданы одной строкой в «Диапазоне условий», автоматически расцениваются системой как записанные в связке с логическим оператором AND. Это значит, что несколько условий будет выполнено одновременно. Если же данные записаны в один столбец, то фильтр распознает их, как связанные логическим оператором OR.
Использование сводных таблиц
Еще одним способом фильтрования данных является использование команды «Вставка» — «Таблица» — «Сводная таблица». Данная таблица работает аналогично с выделенным заранее диапазоном данных. Она выбирают уникальные значения, чтобы подвергнуть их в дальнейшем анализу. На деле выглядит это как работа с выпадающим списком полей и диапазоном значений, выдаваемых при выборе уникального поля. Основное неудобство, связанное с использование сводных таблиц, состоит в необходимости ручной корректировки данных при их изменении.
Заключение
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что область использования расширенных фильтров в программе Microsoft Excel довольно широка. Нужно только проявить немного фантазии и развить собственные навыки и умения. Фильтр сам по себе довольно прост в использовании и освоении. Как пользоваться расширенным фильтром в Excel, разобраться несложно. Однако стоит отметить, что он предназначен только для тех случаев, когда требуется малое количество раз выполнить фильтрацию сведений для их последующей обработки. Это, как правило, не предусматривает работу с большими массивами информации в виду простого человеческого фактора. В данном случае на помощь приходят более продвинутые технологии обработки информации. Большой популярностью сегодня пользуются макросы, составляемые на языке VBA. Они дают возможность запустить большое количество фильтров, которые способствуют отбору значений и их выводу в соответствующие диапазоны. Макросы дают возможность успешно заменить многочасовую работу по составлению периодической и прочей отчетности, заменяя ее на одно нажатие мышки. Использование макросов всегда оправдано. Любой пользователь, который хоть раз сталкивался с необходимостью использования данного элемента, при желании всегда может найти множество материалов для поиска ответов на интересующие вопросы и развития собственных знаний