Многие пользователи компьютерных систем на основе операционной системы Windows с установленным пакетом офисных программ от компании Microsoft наверняка сталкивались с таким приложением, как MS Excel. У начинающих пользователей эта программа может вызвать определенные трудности в освоении. Однако на самом деле работа в Excel с формулами и таблицами не так сложна, как кажется на первый взгляд, если знать основные принципы работы, которые заложены в приложении.
Что такое Microsoft Excel?
По своей сути приложение Microsoft Excel представляет собой полноценную математическую машину, предназначенную для выполнения многих алгебраических, тригонометрических, арифметических и других операций, которые не всегда могут относиться именно к математике. Работа с таблицами Excel всегда подразумевает использование более широких возможностей с объединением обычного текста, вычислений и мультимедиа. Изначально программа создавалась как мощный математический редактор. Правда, поначалу некоторые пользователи принимают приложение за калькулятор с расширенными возможностями. Это большое заблуждение.
Excel: знакомство с интерфейсом
Прежде всего, после открытия программы пользователь видит главное окно, в котором имеются основные элементы управления и инструменты для работы. При старте приложения в более поздних версиях появляется окно, в котором пользователю предлагается создать новый файл, который по умолчанию называется «Книга 1».Также здесь предлагается выбрать шаблон для дальнейших действий. На первом этапе знакомства с программой работа с таблицами Excel сводится к созданию пустой таблицы. Давайте сначала рассмотрим основные элементы программы. Сама таблица занимает основное поле. Таблица разбита на ячейки. Каждая ячейка обладает своей нумерацией благодаря двумерным координатам – буквенному обозначению столбца и номеру строки. Нумерация требуется для того, чтобы в формуле зависимости легко можно было определить именно ту ячейку с информацией, операция над которой будет осуществляться. Как и в остальных офисных приложениях, сверху располагается панель главного меню. Чуть ниже расположена панель инструментов. Под ней имеется специальная строка, в которой необходимо вводить формулы. Немного левее расположено окошко с координатами ячейки, активной на данный момент времени (это та ячейка, на которой находится прямоугольник). Внизу имеется панель листов, а также ползунок горизонтального перемещения. Под ними располагаются кнопки масштабирования и переключения вида. Вертикальная полоса для перемещения вверх/вниз по листу располагается справа.
Excel: простейшие операции и основные типы ввода данных
Вначале предполагается, что работа в Excel будет осваиваться начинающим пользователем по знакомым ему операциям. В таблице можно осуществлять операции копирования, вставки, вырезания данных, вводить числовую информацию и текст. Однако ввод в данном случае немного отличается от того, который осуществляется в текстовых редакторах. Проблема в том, что данная программа настроена изначально на автоматическое резервирование того, что пользователь прописывает в активной ячейке. Так, например, если в строку ввести 3/2/2016, то редактор автоматически распознает данные как дату. Вместо введенных цифр появится дата в упрощенном варианте 03/02/2016. Меняется формат отображения довольно просто, но на этом мы остановимся немного позже. С числами дело обстоит точно так же. Можно вводить любую числовую информацию с произвольным количеством символов после запятой. Она будет отображаться в том виде, в котором вы привыкли ее видеть. Если же вводится целое число, то оно будет представлено без нулей после запятой. Это тоже можно поменять. Многие начинающие пользователи после окончания ввода данных пытаются перейти на следующую ячейку, используя для этой цели клавиатурные стрелки. Так же можно сделать и в MS Word. Но здесь это не работает. Почему? Дело в том, что работа с таблицами в MS Excel ощутимо отличается от текстового редактора MS Word. Осуществить переход можно путем нажатия на клавишу Enter или при помощи установки активного прямоугольника на другую ячейку путем левого клика мыши. Если нажать на клавишу Esc после написания чего-то в активной ячейке, ввод автоматически будет отменен.
Работа с листами
На первых порах работа с листами в MS Excel не должна вызывать трудностей. Снизу на панели присутствует специальная кнопка для добавления листов. После нажатия на нее должна появиться новая таблица с автоматическим переходом на нее и заданием имени. При помощи двойного клика мыши можно активировать переименование любого из листов. Также для вызова дополнительного меню можно использовать правый клик мыши. В дополнительном меню представлено несколько основных команд.
Форматы ячеек MS Excel
Теперь обсудим самый главный вопрос. Одним из основных понятий в MS Excel является формат ячейки. Именно он определяет тип данных, который будет использоваться для распознавания содержимого. Чтобы вызвать редактирование формата, достаточно использовать меню правого клика. Здесь необходимо выбрать соответствующую строку. Также можно использовать клавишу F2. Слева в окне представлены все доступные форматы. Справа представлены основные варианты отображения данных. Если посмотреть на пример с датой, который был продемонстрирован выше, то в качестве формата ячеек выбирается «Дата», а справа устанавливается желаемый вариант отображения, например, 3 февраля 2016 г. Чтобы осуществлять математические операции, можно использовать несколько разных форматов. В самом простом случае можно выбрать числовой. Справа имеется несколько типов ввода, указатель количества знаков после запятой и поле установки разделителя. При использовании других числовых форматов, например, дробного, денежного, экспоненциального и так далее, можно также выставлять желаемые параметры. Для автоматического распознавания данных по умолчанию установлен общий формат. При вводе текста или нескольких литер программа может автоматически распознать информацию как нечто другое. По этой причине для активной ячейки при вводе текста необходимо установить соответствующий параметр.
Пример работы в Excel с таблицами и формулами
Наконец, поговорим немного о формулах. Прежде всего, рассмотрим, как можно получить сумму двух чисел, которые находятся в ячейках A1 и А2. В приложении Excel присутствует кнопка автоматического суммирования с некоторыми дополнительными функциями, а именно вычислениями среднего арифметического, максимального и минимального значения и так далее. Достаточно просто установить активной ячейку, которая находится в столбце ниже. При выборе суммы она автоматически будет посчитана. То же самое справедливо и для значений, расположенных горизонтально, однако активную ячейку для суммы необходимо вставлять правее. Можно ввести формулу и вручную. В MS Excel такая возможность предполагается. Также для суммы можно поставить знак равенства в строке формул и прописать операцию типа СУММ (А1; А2) или А1+А2. Если требуется указать целый диапазон ячеек, то используется следующий вид после знака равенства: (А1:А20). В результате будет посчитана сумма чисел, которые находятся в ячейках с первой по двадцатую.
Построение диаграмм и графиков
Работа с таблицами в Excel представляет интерес еще и потому, что она предполагает использование специализированных автоматизированных инструментов построения диаграмм и графиков зависимостей на основе выделенных диапазонов. Для этого на панели присутствует специальная кнопка, после нажатия на которую можно выбрать желаемый вид и любые параметры. Затем график или диаграмма отобразятся в виде картинки на листе.
Экспорт/импорт данных, перекрестные связи
В программе MS Excel предусмотрена возможность установки связи данных, находящихся на различных листах. Также можно использовать перекрестные ссылки на объекты или файлы другого формата, которые находятся на серверах в интернете. Файлы из программы Excel можно экспортировать в другие форматы, например PDF. Можно осуществлять копирование данных. Сама программа может открывать файлы, которые были созданы в других приложениях. Как вы сами можете убедиться, редактор имеет практически неограниченные возможности