Довольно часто при завершении работы с документами Excel пользователю требуется зафиксировать полученный результат, чтобы исключить возможность его редактирования. В качестве одного вариантов действий, с помощи которого можно добиться желаемого результата, можно предложить преобразование Excel в формат PDF.
Перевод в редакторе
Наиболее простым способом преобразования Excel в PDF является сохранение документа в нужном формате. Для этого пользователю необходимо выбрать меню «Файл» и кликнуть по пункту «Сохранить как». В открывшемся окне пользователю будет предложено выбрать имя и путь, по которому будет сохраняться файл. Здесь же будет можно выбрать расширение. Вам нужно найти формат PDF. Когда параметры оптимизации и диапазон сохраняемых данных будут выбраны, останется только щелкнуть кнопкой мыши по клавише «Сохранить». В результате по данному адресу будет создан файл, содержащий все отмеченную информацию.
Использование надстроек
В некоторых ранних версиях программы Excel в списке допустимых форматов нет пункта PDF. В этом случае необходимо использовать другой способ, путем установки специальной надстройки для данной программы. Надстройка позволит преобразовать Excel в PDF даже в случае отсутствия программы, поддерживающей работу с данным форматом. Называется такой плагин Saveas PD Fand XPS. Скачать его можно с официального сайта компании Microsoft. Для сохранения документа в формате PDF после установки плагина необходимо выполнить несколько простых действий. В меню «Файл» нужно найти пункт «Сохранить и отправить» (для версий программ 2008 и 2010 годов) или «Сохранить как…» (для остальных версий). В первом случае в меню необходимо выбрать пункт «Создать документ PDF/XPS». В результате откроется окно с настройками, которые будут выглядеть как параметры сохранения документа в редакторе. Во втором случае необходимо найти XPS или PDF в развернувшемся меню. Данный пункт вызовет такое же окно. Надстройка предлагает пользователю как сохранение всего документа целиком, так и выбранного диапазона ячеек в таблице.
Использование специальных сервисов
Если у пользователя нет возможности применить один из предложенных выше способов, то для преобразования Excel в PDF можно использовать специальный конвертер. На сегодняшний день существуют специальные онлайн-сервисы и программы, которые не требуют подключения к Сети. Все они используют примерно одинаковый алгоритм действий, выдавая аналогичные результаты. При использовании веб-приложений вам нужно будет только загрузить искомый документ, а после этого некоторое время спустя просто скачать полученный результат. В программах, которые работают в режиме офлайн, нужно выбрать соответствующий файл, указать требуемые параметры и путь для сохранения полученного документа.
Как выполнить обратное конвертирование?
Иногда может потребоваться вернуть файл в исходный формат, чтобы продолжить работу с ним. Если вы преобразуете Excel в PDF, данные останутся, но формулы больше будут недоступны для редактирования. Так что, если вы хотите сохранить процесс получения результатов в тайне, вам нужно будет просто дважды выполнить преобразование документа. Если в PDF может перевести и сам редактор, то вернуть данные смогут только конвертеры из PDF в Excel.