Большинство российских пользователей помнят, какой переполох в свое время поднялся по причине выхода видоизмененного интерфейса MS Office 2007. Профессионалы жаловались на то, что усовершенствованный офисный пакет неудобен в использовании и вообще довольно странный. Поэтому они с уверенностью предрекали ему быструю кончину. Однако этому не суждено было сбыться. Скорее, наоборот, выяснилось, что использовать новую версию «Офиса» стало значительно проще и удобнее. Таким образом, все изменения, предпосылки для которых созданы еще в «Офисе 2007», с успехом перекочевали в его новую версию. Поэтому пакет 2010 года стал достаточно известным среди профессиональных пользователей.
Изменения в усовершенствованной версии Access
Достаточно заметные изменения связаны с известным приложением, предназначенным для создания баз данных. При помощи нового компонента Sparklines существует возможность создавать, а также редактировать большие объемы информации. Инструмент Slicer позволяет осуществлять простую и быструю навигацию даже в огромных базах. Это все достигается за счет тщательно продуманным и настроенным системам фильтрации. К тому же, производителями была добавлена лучшая интеграция с Excel. Из этой программы напрямую можно импортировать большие массивы данных. Хотя, новички зачастую задают вопросом том, как построить базу данных в Access.
Что это такое
Для правильного создания баз требуется заранее разобраться, что они собой представляют. База данных − это строго организованная структура, которая предназначается для хранения, а также упорядочивания информации. Она способна включать в себя различные объекты, однако в качестве логической их единицы выступает таблица. Главное, чем они отличаются от аналогичных структур, встречающихся в табличном редакторе, состоит в их взаимосвязанности. Осуществляя изменение любого компонента, пользователь автоматически инициирует замену структур, которые взаимосвязаны с ним. Другими совами, больше нет необходимости переживать по поводу ручного редактирования больших информационных таблиц.
Операции, доступные для выполнения с помощью MS Access
Если кто-то предполагает, что это приложение выступает в качестве некого «логического продолжения» Excel, он ошибается. Представленная программа имеет более широкие возможности. Кстати, любое создание базы данных MS Access предусматривает детальное продумывание информационной структуры определенного документа, проверку целостности изначальных данных, применение данной информации с целью моделирования запросов, а также форм и отчетов.
Пример создания
Поскольку построить базу данных в Access можно и с помощью «Мастера», который существенно упрощает работу для новичков, процесс больших трудностей не вызывает. Однако рекомендуется выбрать именно такой путь, потому что для продуктивной работы необходимо овладеть всеми происходящими процессами. Действия должны быть следующими:
1. Сначала нужно выполнить запуск приложения. На экране отобразится диалог создания нового документа.
2. Далее в нем требуется выбрать пункт «Новая база данных».
3. В разделе «Имя файла» следует ввести осмысленное ее. Рекомендуется избегать повторяющихся имен, которые ничего не значат, поскольку по причине допущения ошибки или невнимательности можно с легкостью потерять важные данные.
4. Затем необходимо нажать кнопку «Создать». Когда это будет выполнено, на экране возникнет диалоговое окно создания новой информационной таблицы. Именно она и нужна для создания собственного проекта.
Какой режим выбрать?
Существует возможность монтировать таблицу в нескольких режимах, однако рекомендуется воспользоваться «Конструктором», поскольку в нем более просто взять под контроль весь процесс, а также лучше представлять себе внутреннюю структуру документа. Необходимо использовать переход «Вид-Конструктор». Затем разрешается вводить требуемое имя определенной таблицы. Поскольку их может понадобиться сразу несколько, желательно снова воспользоваться более осмысленными названиями.
Далее происходит сам процесс. Сначала следует выбрать, а после этого заполнить имена полей. Потом необходимо определить типы данных, указать правильное ключевое поле. Когда такие действия будут выполнены, приходит время заполнения таблицы данными. С этой целью стоит использовать команду «Вид-режим таблицы».
Обязательно нужно обратить внимание на то, если в поле «Код предмета» установлено значение «Счетчик», заполнять его нет необходимости. Когда работа по внесению информации будет окончена, можно ее закрывать. Когда определенная база данных требует использования второй таблицы, она монтируется при помощи команды «Создание-Конструктор таблиц».
Примеры баз
Все, что было перечислено выше, было бы пустым звуком, если не предоставить сведения из «полевого опыта», где пригодились базы данных Access. Стоит отметить, что подобные примеры можно рассматривать вплоть до бесконечности, однако нужно остановиться более подробно на варианте, который способен существенно облегчить поведение учебного процесса. В качестве примера стоит привести разработку учебного плана. В создание документа должны входить такие поля:
• код специальности;
• номер группы;
• предмет;
• преподаватели.
Стоит обратить внимание на то, что поля «Предмет» и «Преподаватель» необходимо как-то связать с дополнительными таблицами. Именно из них программа и черпает соответствующую информацию.
Как это выполняется?
Сначала необходимо осуществить все действия, предусмотренные в инструкции, описанной ниже. Затем стоит перейти в «Конструктор» и начать заполнять поля. В строке с кодом специальности отмечается тип данных как «Счетчик, ключевое поле». В «Группе», а также других схожих строках тип поля указывается как «Текст».
Что касается полей «Предмет» и «Преподаватель», необходимо выбрать «Мастер подстановок». Не стоит переживать, сразу после выбора данного значения программа отобразит диалоговое окно. Если следовать его инструкциям, можно создать связь с иными таблицами. Стоит отметить, что их нужно предварительно создать. После нажатия на клавишу «Готово», возникнет предупреждение о том, что для создания связи следует сохранить таблицу. Осуществление этого действия необходимо подтвердить.
Создание связей между таблицами
Ранее уже было сказано о том, что работа с базой данных Access предусматривает присутствие связей сразу между некоторыми электронными таблицами. Каким же образом их создавать? Для этого необходимо открыть требуемый документ, затем перейти по пути «Работа с базами данных — Схема данных». Для определения и задания характера связи нужно произвести двойное нажатие при помощи левой клавиши манипулятора в диалоговом окне «Изменение связей». Затем нужно кликнуть по кнопке «ОК». В итоге будет задан стандартный параметр «Один ко многим».
Таким образом, был рассмотрен вопрос о том, как построить базу данных в Access. Данная информация сможет принести пользу многим пользователям.